Das führt zu einer einfacheren Frage:
„Welche Aufgaben können Systeme vorbereiten – und wo muss ein Mensch weiterhin entscheiden?“
Gerade im Treuhandumfeld ist diese Trennung wichtig. Fristen, Mandantendaten, fachliche Einschätzungen und Kundenkommunikation haben nicht dieselben Anforderungen wie eine interne Routineaufgabe.
Deshalb lohnt sich ein Blick auf den vollständigen Arbeitsablauf, bevor über ein bestimmtes KI-Werkzeug gesprochen wird.
1. Automatisierbar ist nicht dasselbe wie automatisierungswürdig
Technisch lässt sich heute erstaunlich viel automatisieren.
Das allein ist aber kein ausreichender Grund.
Eine Aufgabe ist besonders interessant, wenn mehrere dieser Punkte zusammenkommen:
- sie tritt häufig auf
- sie folgt einem weitgehend wiederkehrenden Ablauf
- Informationen liegen digital vor
- der heutige Aufwand ist spürbar
- Entscheidungen lassen sich klar vorbereiten
- Fehler können rechtzeitig erkannt oder abgefangen werden
- menschliche Kontrolle lässt sich sinnvoll einbauen
Schwieriger wird es dagegen bei Aufgaben, bei denen:
- der Kontext von Mandat zu Mandat stark variiert
- fachliche Beurteilung im Vordergrund steht
- Daten unvollständig oder widersprüchlich sind
- ein Fehler erhebliche finanzielle oder rechtliche Folgen haben kann
- Verantwortung nicht sauber einem Menschen zugeordnet werden kann
Die interessante Zone liegt häufig dazwischen.
Das System übernimmt nicht den ganzen Prozess. Es übernimmt den wiederkehrenden Teil des Prozesses.
2. Ein einfacher Test für Treuhandprozesse
Für eine erste Einordnung würde ich fünf Fragen stellen.
Wie häufig tritt die Aufgabe auf?
Eine Tätigkeit, die zehnmal pro Tag vorkommt, rechtfertigt eher eine Verbesserung als ein Vorgang, der dreimal im Jahr durchgeführt wird.
Dabei zählt nicht nur die Dauer der einzelnen Aufgabe.
Fünf Minuten erscheinen wenig.
Fünf Minuten, zwanzigmal am Tag, mit mehreren Mitarbeitenden, sind etwas anderes.
Wie ähnlich sind die Fälle?
Je einheitlicher der Ablauf, desto besser lässt er sich unterstützen.
Wenn dieselben Informationen immer wieder gelesen, gesucht, übertragen, kategorisiert, verglichen oder weitergeleitet werden, lohnt sich ein genauer Blick.
Wenn dagegen jeder Fall eine neue fachliche Beurteilung verlangt, ist der Automatisierungsspielraum kleiner.
Sind die notwendigen Informationen verfügbar?
Eine Automatisierung funktioniert nur so gut wie der Informationsfluss dahinter.
Liegt ein Teil der relevanten Information im Postfach, ein Teil im Fachsystem, ein Teil auf einem Laufwerk und der Rest im Kopf einer Person, ist nicht zuerst KI das Problem.
Dann fehlt zunächst eine saubere Informationsbasis.
Was passiert bei einem Fehler?
Das ist eine der wichtigsten Fragen.
Ein falsch kategorisierter interner Hinweis lässt sich korrigieren.
Eine übersehene Frist kann deutlich schwerwiegender sein.
Deshalb sollte der Automatisierungsgrad mit dem möglichen Schaden zusammenpassen.
Wo kann ein Mensch sinnvoll kontrollieren?
Nicht jede menschliche Freigabe macht eine Lösung ineffizient.
Im Gegenteil.
Eine gute Lösung kann einen grossen Teil der Vorbereitung übernehmen und den entscheidenden Punkt bewusst beim Menschen lassen.
Das ist häufig besser als eine Vollautomatisierung, die technisch beeindruckend aussieht, aber unnötiges Risiko erzeugt.
3. Posteingang: sehr guter Kandidat für Unterstützung
Der zentrale Posteingang ist eines der naheliegendsten Beispiele.
Eine Nachricht kommt herein.
Jemand muss erkennen:
- zu welchem Mandat sie gehört
- worum es geht
- ob eine Frist enthalten ist
- wer zuständig ist
- welche Unterlagen fehlen
- welcher nächste Schritt notwendig ist
Ein grosser Teil davon ist zunächst Informationsarbeit.
Solche Tätigkeiten lassen sich gut vorbereiten.
Ein System kann beispielsweise:
- Nachrichten kategorisieren
- Inhalte zusammenfassen
- mögliche Mandatsbezüge vorschlagen
- Fristangaben markieren
- Zuständigkeiten vorbereiten
- Antwortentwürfe erstellen
Microsoft 365 Copilot kann in Outlook unter anderem E-Mail-Verläufe zusammenfassen, Entwürfe erstellen und Postfachaktionen unterstützen. Welche Funktionen konkret verfügbar sind, hängt allerdings von Produkt, Lizenz und Umgebung ab.
Der kritische Punkt beginnt dort, wo aus einer Information eine verbindliche Handlung wird.
Ist das wirklich die relevante Frist?
Ist diese Person tatsächlich zuständig?
Darf diese Antwort so an den Mandanten gehen?
Genau dort gehört die Kontrolle hin.
Bei CoreGrowth ist aus dieser Logik die Digitale Poststelle entstanden.
4. Fristen: automatisieren ja – aber nicht blind
Fristen sind für Automatisierung attraktiv, weil sie strukturiert wirken.
Datum erkennen. Aufgabe erzeugen. Zuständige Person informieren.
In der Realität ist die Sache anspruchsvoller.
Nicht jedes Datum in einem Dokument ist automatisch eine verbindliche Frist.
Hinzu kommen:
- unterschiedliche Fristenarten
- Mandatstypen
- Zuständigkeiten
- Verlängerungen
- Ausnahmen
- bereits bestehende Fristenverwaltung
Gerade deshalb muss zuerst geprüft werden, was die vorhandene Fachsoftware bereits kann.
Abacus beschreibt für AbaTreuhand Next beispielsweise ein Fristenmanagement, das gesetzliche Fristen auf Basis von Mandatstypen und Vorgaben generiert und Erinnerungen unterstützt.
Wenn eine solche Funktion bereits vorhanden und passend eingerichtet ist, braucht es möglicherweise gar keine zusätzliche Lösung.
Wenn die relevante Frist jedoch zunächst aus einer unstrukturierten E-Mail oder einem Dokument erkannt werden muss, kann eine ergänzende Unterstützung sinnvoll sein.
Die Entscheidung lautet also nicht:
„Können wir Fristen automatisieren?“
Sondern:
„An welcher Stelle des heutigen Fristenprozesses entsteht die Lücke?“
5. Dokumente zuordnen und ablegen: oft sinnvoll
Viele Treuhandprozesse enthalten repetitive Dokumentenarbeit.
Zum Beispiel:
- Dokumenttyp erkennen
- Mandant zuordnen
- korrekt benennen
- in der vorgesehenen Ablage speichern
- Bearbeitungsstatus setzen
Das sind grundsätzlich gute Kandidaten.
Vor allem dann, wenn Dokumenttypen regelmässig wiederkehren, Mandanten eindeutig identifizierbar sind und eine verbindliche Ablagestruktur existiert.
Schwieriger wird es, wenn schon intern unklar ist:
„Wo gehört dieses Dokument eigentlich hin?“
Eine Automatisierung kann eine schlechte Ablagelogik schneller machen.
Sie kann sie nicht automatisch in eine gute Informationsarchitektur verwandeln.
6. Wiederkehrende Mandantenanfragen: vorbereiten statt autonom beantworten
Mandanten stellen häufig ähnliche Fragen.
Beispielsweise:
- Welche Unterlagen fehlen noch?
- Wann ist der nächste Termin?
- Wo finde ich ein Dokument?
- Ist meine Zahlung eingegangen?
- Welche Informationen benötigen Sie?
Hier kann Unterstützung viel Zeit sparen.
Ein System kann vorhandene Informationen zusammensuchen und einen Antwortvorschlag vorbereiten.
Das ist etwas anderes als:
„Das System kommuniziert selbständig mit dem Mandanten.“
Je stärker eine Antwort fachlich beurteilt, individuell formuliert, rechtlich relevant oder finanziell relevant ist, desto wichtiger wird die menschliche Prüfung.
Eine gute Automatisierung reduziert die Vorarbeit.
Sie ersetzt nicht automatisch die Verantwortlichkeit.
7. Daten aus Dokumenten übernehmen: häufig geeignet
Ein weiterer klassischer Bereich ist die Übertragung von Informationen.
Zum Beispiel:
- Beträge
- Adressen
- Datumsangaben
- Rechnungsinformationen
- Stammdaten
- Referenznummern
Wenn Mitarbeitende Informationen aus einem digitalen Dokument ablesen und anschliessend in ein anderes System übertragen, lohnt sich fast immer die Frage:
„Warum muss ein Mensch diese Information noch abschreiben?“
Das bedeutet nicht, dass jede Übertragung vollautomatisch erfolgen sollte.
Besonders bei finanziell relevanten Daten kann eine Prüfung sinnvoll bleiben.
Aber der Mensch muss nicht zwingend derjenige sein, der die Information zunächst findet und eintippt.
8. Wissen suchen: grosses Potenzial, aber andere Art von Automatisierung
Ein häufig unterschätzter Zeitfresser ist die Suche.
Wo liegt:
- die letzte Kundenentscheidung?
- eine interne Arbeitsanweisung?
- die aktuelle Vorlage?
- die Antwort auf einen vergleichbaren Fall?
- eine Dokumentation zu einem bestehenden Prozess?
Das Problem ist hier nicht unbedingt ein Prozess, der automatisiert werden muss.
Es ist ein Zugriffsproblem auf vorhandenes Wissen.
Ein lokales Wissenssystem kann beispielsweise interne Dokumente und Informationen leichter zugänglich machen.
Das System beantwortet dann keine beliebigen Fragen aus dem Internet, sondern arbeitet mit einem klar definierten internen Informationsbestand.
Auch hier gilt:
Bei fachlich relevanten Antworten muss nachvollziehbar bleiben, woher die Information stammt.
9. Fachliche Beurteilungen: schlechter Kandidat für Vollautomatisierung
Je mehr eine Aufgabe fachliches Urteil verlangt, desto vorsichtiger sollte man mit vollständiger Automatisierung sein.
Dazu gehören beispielsweise Fälle, bei denen:
- Informationen widersprüchlich sind
- mehrere zulässige Vorgehensweisen bestehen
- Mandantenkontext entscheidend ist
- ungewöhnliche Sachverhalte auftreten
- erhebliche finanzielle Folgen entstehen können
KI kann auch hier unterstützen.
Zum Beispiel durch Zusammenfassung, Recherchevorbereitung, Strukturierung, Varianten oder Hinweise auf offene Fragen.
Aber:
„Eine Entscheidung vorzubereiten ist etwas anderes, als sie zu verantworten.“
Diese Grenze sollte bewusst definiert werden.
10. Kundenbeziehung: nicht alles, was Zeit kostet, sollte automatisiert werden
Ein weiterer Punkt wird in Automatisierungsprojekten gerne übersehen.
Nicht jeder manuelle Kontakt ist Verschwendung.
Ein Gespräch mit einem Mandanten kostet Zeit.
Es kann aber gleichzeitig:
- Vertrauen schaffen
- Unklarheiten früh erkennen
- Zusatzbedarf sichtbar machen
- Konflikte vermeiden
- Kundenbindung stärken
Wer ausschliesslich nach Minuten sucht, die sich automatisieren lassen, kann deshalb den falschen Prozess optimieren.
Die entscheidende Frage lautet nicht:
„Wie bekommen wir den Menschen aus dem Prozess?“
Sondern:
„Wo schafft der Mensch tatsächlich Wert?“
Genau dort sollte er bleiben.
11. Was bestehende Systeme bereits übernehmen können
Bevor eine Treuhandfirma eine neue KI-Anwendung einkauft, lohnt sich ein nüchterner Blick auf die vorhandene Umgebung.
Microsoft 365 entwickelt die Unterstützung in Outlook, Teams und weiteren Anwendungen laufend weiter. Outlook kann mit Copilot beispielsweise E-Mail-Verläufe zusammenfassen und E-Mail-Entwürfe erstellen; Microsoft beschreibt zudem Funktionen zur Postfachorganisation.
Abacus bietet im Treuhandumfeld unter anderem Funktionen für Mandate, Aufgaben und Fristen sowie digitale Zusammenarbeit.
Das bedeutet:
Eine zusätzliche Lösung ist nicht automatisch falsch.
Aber sie sollte eine konkrete verbleibende Lücke schliessen.
Diesen Grundsatz haben wir für Treuhandunternehmen separat aufgearbeitet:
„Abacus und Microsoft 365: Erst die Lücke prüfen, dann Software kaufen.“
12. Welche Prozesse würde ich zuerst prüfen?
Wenn ich ein Treuhandunternehmen heute auf Automatisierungspotenzial untersuchen würde, würde ich nicht mit 30 Ideen starten.
Ich würde mit wenigen wiederkehrenden Abläufen beginnen.
- Posteingang ordnen
- Potenzial: hoch
- Menschliche Kontrolle: bei Frist, Zuständigkeit und Antwort
- Dokumente klassifizieren
- Potenzial: hoch
- Menschliche Kontrolle: bei unklaren Fällen
- Informationen übertragen
- Potenzial: hoch
- Menschliche Kontrolle: abhängig von Fehlerfolgen
- Fristen vorbereiten
- Potenzial: hoch
- Menschliche Kontrolle: verbindliche Frist prüfen
- Standardantworten vorbereiten
- Potenzial: mittel bis hoch
- Menschliche Kontrolle: Versand/Fachinhalt prüfen
- Internes Wissen suchen
- Potenzial: hoch
- Menschliche Kontrolle: Quellen nachvollziehen
- Fachliche Beurteilung
- Potenzial: begrenzt
- Menschliche Kontrolle: zentral
- Mandantenberatung
- Potenzial: unterstützend
- Menschliche Kontrolle: zentral
Das ist keine allgemeingültige Bewertung. Der konkrete Betrieb kann zu einem anderen Ergebnis kommen.
Je repetitiver und informationsorientierter die Aufgabe, desto interessanter wird Automatisierung. Je stärker Urteil, Verantwortung und Ausnahmefälle dominieren, desto wichtiger bleibt der Mensch.
13. Der beste erste Prozess ist nicht unbedingt der grösste
Bei der Auswahl eines ersten Vorhabens gibt es eine Versuchung:
„Wir nehmen gleich den Prozess mit dem grössten theoretischen Einsparpotenzial.“
Das kann funktionieren.
Muss aber nicht.
Für einen ersten Test kann ein kleinerer Prozess besser sein, wenn er:
- häufig vorkommt
- klar abgegrenzt ist
- schnell messbar ist
- wenig Integrationsaufwand benötigt
- kontrollierbare Risiken hat
Dann lässt sich relativ schnell feststellen, ob die Annahmen stimmen.
Erst danach wird entschieden, ob sich eine grössere Umsetzung lohnt.
14. Eine praktische Einordnung
Für die Vorauswahl nutze ich dieselben drei CoreGrowth-Dimensionen: Nutzen, Machbarkeit und Risiko.
Nutzen
Wie viel Aufwand, Qualität, Kapazität oder Geschwindigkeit lässt sich realistisch verbessern?
Machbarkeit
Sind Prozess, Daten und Systeme geeignet?
Risiko
Welche Folgen hat ein Fehler und wo braucht es Kontrolle?
Daraus kann sich ergeben:
umsetzen · testen · zurückstellen · verwerfen
Der Vorteil dieser Logik:
Nicht jede Automatisierungsidee muss zum Projekt werden.
Welche Treuhandprozesse eignen sich also wirklich?
Besonders interessant sind meist Aufgaben, bei denen Menschen heute wiederholt:
- Informationen suchen
- Nachrichten einordnen
- Daten übertragen
- Dokumente sortieren
- Standardinformationen zusammensuchen
- nächste Schritte vorbereiten
Weniger geeignet für eigenständige Automatisierung sind Aufgaben, bei denen fachliches Urteil, Verantwortung oder Mandantenbeziehung den eigentlichen Wert ausmachen.
Die Trennlinie verläuft deshalb nicht zwischen:
„Mensch oder KI.“
Sondern zwischen:
„Routine und Verantwortung.“
Das entspricht auch dem Grundsatz hinter der Digitalen Poststelle:
„Automatisieren, wo Routine ist. Entscheiden, wo Verantwortung liegt.“
Bevor Sie Automatisierung einkaufen
Ein Treuhandunternehmen muss nicht mit einer grossen KI-Initiative starten.
Nehmen Sie einen konkreten Ablauf und beantworten Sie drei Fragen:
- Wo entsteht heute unnötiger Aufwand?
- Was können Ihre bestehenden Systeme bereits?
- Welcher Teil des Ablaufs braucht tatsächlich menschliches Urteil?
Damit lässt sich ein grosser Teil ungeeigneter Ideen bereits aussortieren.
Und die verbleibenden Fälle lassen sich deutlich fundierter bewerten.
Sie möchten einen konkreten Treuhandprozess einordnen?
In 15 Minuten lässt sich meist bereits klären, ob der Aufwand relevant ist, welche bestehenden Möglichkeiten geprüft werden sollten und ob sich eine vertiefte Analyse lohnt.