Nützlicher ist eine andere Frage: Welche Arbeit kann ein System vorbereiten, und wo muss weiterhin ein Mensch entscheiden?
Im Treuhandumfeld ist diese Trennung besonders wichtig, weil Fristen, Mandantendaten und fachliche Einschätzungen andere Anforderungen haben als eine interne Routineaufgabe.
Ein Test mit fünf Fragen
Für eine erste Einordnung stelle ich zu jeder Aufgabe fünf Fragen.
Wie oft kommt sie vor? Fünf Minuten wirken harmlos. Fünf Minuten, zwanzigmal am Tag und bei mehreren Mitarbeitenden, ergeben eine andere Grössenordnung.
Wie ähnlich sind die Fälle? Je einheitlicher der Ablauf, desto besser lässt er sich unterstützen. Verlangt jeder Fall eine neue fachliche Beurteilung, wird der Spielraum klein.
Sind die Informationen verfügbar? Liegt ein Teil im Postfach, ein Teil im Fachsystem, ein Teil auf dem Laufwerk und der Rest im Kopf einer Kollegin, ist das erste Problem die Informationsbasis, nicht die KI.
Was kostet ein Fehler? Ein falsch kategorisierter interner Hinweis lässt sich korrigieren, eine übersehene Frist möglicherweise nicht. Der Automatisierungsgrad muss zum möglichen Schaden passen.
Wo kann ein Mensch sinnvoll prüfen? Eine gute Lösung übernimmt einen grossen Teil der Vorbereitung und lässt den entscheidenden Schritt bewusst beim Menschen.
Typische Treuhandprozesse im Überblick
Die Einordnung ist ein Ausgangspunkt, keine allgemeingültige Bewertung. Im konkreten Büro kann das Ergebnis anders ausfallen.
- Posteingang ordnen
- Potenzial: hoch
- Menschliche Kontrolle: bei Frist, Zuständigkeit und Antwort
- Dokumente klassifizieren und ablegen
- Potenzial: hoch
- Menschliche Kontrolle: bei unklaren Fällen
- Daten aus Belegen übertragen
- Potenzial: hoch
- Menschliche Kontrolle: je nach Fehlerfolge
- Fristen vorbereiten
- Potenzial: hoch
- Menschliche Kontrolle: verbindliche Frist immer prüfen
- Internes Wissen suchen
- Potenzial: hoch
- Menschliche Kontrolle: Quelle nachvollziehen
- Standardantworten an Mandanten vorbereiten
- Potenzial: mittel bis hoch
- Menschliche Kontrolle: vor dem Versand
- Fachliche Beurteilung
- Potenzial: begrenzt
- Menschliche Kontrolle: zentral
- Mandantenberatung
- Potenzial: unterstützend
- Menschliche Kontrolle: zentral
Je repetitiver und informationslastiger eine Aufgabe ist, desto interessanter wird Automatisierung. Je stärker Urteil, Verantwortung und Ausnahmen dominieren, desto wichtiger bleibt der Mensch.
Wie das beim Posteingang konkret aussieht, beschreibe ich im Artikel „Posteingang im Treuhandbüro automatisieren“. Für die Wissenssuche gibt es das lokale Wissenssystem.
Fristen: erst prüfen, was die Fachsoftware schon kann
Fristen wirken strukturiert und deshalb leicht automatisierbar. In der Praxis ist nicht jedes Datum in einem Dokument eine verbindliche Frist, und Fristenarten, Mandatstypen und Verlängerungen machen die Sache anspruchsvoller.
Abacus beschreibt für AbaTreuhand Next ein Fristenmanagement, das gesetzliche Fristen auf Basis von Mandatstypen erzeugt und an sie erinnert.
Ist eine solche Funktion vorhanden und eingerichtet, braucht es möglicherweise keine zusätzliche Lösung.
Ergänzende Unterstützung lohnt sich eher dort, wo eine Frist zuerst aus einer E-Mail oder einem unstrukturierten Dokument erkannt werden muss. Mehr dazu im Artikel „Abacus und Microsoft 365“.
Nicht jeder Zeitaufwand ist Verschwendung
Ein Gespräch mit einem Mandanten kostet Zeit. Es schafft aber auch Vertrauen, klärt Unklarheiten früh und macht zusätzlichen Bedarf sichtbar.
Wer nur nach automatisierbaren Minuten sucht, optimiert möglicherweise den falschen Prozess. Ich frage deshalb nicht, wie der Mensch aus dem Prozess kommt, sondern wo er tatsächlich Wert schafft.
Klein anfangen, nicht beim grössten Prozess
Für den Einstieg ist der Ablauf mit dem grössten theoretischen Einsparpotenzial nicht immer der beste.
Besser eignet sich oft ein kleinerer Prozess, der häufig vorkommt, klar abgegrenzt und schnell messbar ist und wenig Integration braucht. Dann zeigt sich rasch, ob die Annahmen stimmen, und das Risiko bleibt begrenzt.
Die Trennlinie verläuft dabei zwischen Routine und Verantwortung.
Daraus ist der CoreGrowth-Grundsatz entstanden: „Automatisieren, wo Routine ist. Entscheiden, wo Verantwortung liegt.“
Bevor Sie Automatisierung einkaufen
Nehmen Sie einen konkreten Ablauf und beantworten Sie drei Fragen: Wo entsteht heute unnötiger Aufwand? Was können Ihre bestehenden Systeme bereits? Welcher Teil braucht tatsächlich menschliches Urteil?
In 15 Minuten klären wir, ob sich eine vertiefte Analyse lohnt.