Eingehende E-Mails ordnen, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.

Das Beispiel zeigt, wie Nachrichten nach Thema und Dringlichkeit geordnet werden. Mögliche Fristen und fehlende Angaben werden sichtbar gemacht. Anschliessend wird der nächste Arbeitsschritt vorbereitet. Bestehende Funktionen werden zuerst berücksichtigt. Etwas Zusätzliches empfehlen wir nur, wenn der konkrete Ablauf darüber hinausgeht.

Eine verantwortliche Person prüft Frist, Zuständigkeit und Antwort.

Wenn Wichtiges und Routinemeldungen im selben Postfach landen.

Im täglichen Maileingang treffen Rückfragen, Unterlagen, Fristangaben und allgemeine Nachrichten nebeneinander ein. Zusätzlicher Aufwand entsteht, wenn Zuständigkeit und nächster Schritt jedes Mal manuell geklärt werden müssen.

Vom Eingang zum geprüften nächsten Schritt.

1. 1Die eingehende Nachricht wird für die weitere Bearbeitung erfasst.
2. 2Thema, Dringlichkeit und fehlende Angaben werden strukturiert dargestellt.
3. 3Mögliche Fristen werden sichtbar gekennzeichnet. Bei Unsicherheit wird keine feste Frist angenommen.
4. 4Eine mögliche Zuständigkeit wird vorgeschlagen.
5. 5Eine verantwortliche Person prüft und bestätigt Frist, Zuständigkeit und Antwort.

Ein Beispiel aus dem Maileingang.

Erfundene Nachricht ohne Mandatsbezug

Das Beispiel zeigt eine eingehende Nachricht und die daraus vorbereitete Arbeitsansicht.

Von: Thomas Brunner <t.brunner@muster-immobilien.ch>
An: info@ihr-treuhandbuero.ch
Betreff: MWST-Abrechnung Q2 – dringend bis 30.06.

Guten Tag
Die Abrechnung für die Brunner Immobilien AG muss bis Ende
Monat beim Steueramt sein. Mir fehlen noch die Kontoauszüge.
Können Sie das übernehmen?
Freundliche Grüsse, Thomas Brunner

Die Angaben sind Vorschläge zur Prüfung. Frist, Zuständigkeit und Antwort werden von einer verantwortlichen Person bestätigt.

Ein Ablauf auf der gemeinsamen Wissensgrundlage.

Das Ordnen des Posteingangs bereitet neu eingehende Informationen vor. Wenn für die Einordnung vorhandenes Wissen benötigt wird, kann auf die gemeinsame Wissensgrundlage zurückgegriffen werden. Fristen, Zuständigkeiten und Antworten bleiben unter menschlicher Verantwortung.

Zur Wissensgrundlage

Nachrichten in mehreren Sprachen einordnen.

Der Beispielablauf kann mit deutschen, französischen und italienischen Beispielnachrichten gezeigt werden.

Vorschläge bleiben überprüfbar.

Im Beispiel ist sichtbar, welche Angaben vorgeschlagen wurden und welche Punkte noch bestätigt werden müssen.

Wenn Sie Microsoft 365 bereits nutzen, prüfen wir zuerst, was damit möglich ist.

Microsoft 365 und Copilot können heute bereits beim Zusammenfassen von Nachrichten, bei der Priorisierung und bei Antwortentwürfen unterstützen. Eine zusätzliche Lösung ist deshalb nicht automatisch nötig. Entscheidend ist der vollständige Arbeitsablauf in Ihrem Treuhandbüro.

Wenn für den nächsten Schritt Angaben aus Abacus oder anderen Fachprogrammen, eigene Fristregeln, interne Zuständigkeiten oder verbindliche Freigaben nötig sind, prüfen wir, ob die vorhandenen Funktionen genügen oder ob eine Verbindung zwischen den Programmen sinnvoll ist.

Prüfen, was Abacus und Microsoft 365 bereits abdecken

Der konkrete Einsatz richtet sich nach Ihrem Arbeitsablauf.

Vor einer Umsetzung wird geklärt, welche Postfächer, Rollen und vorhandenen Systeme einbezogen werden sollen.

Ob und wie eine spätere Anbindung möglich ist, wird für die vorhandene Umgebung separat geklärt.

Passt dieser Ablauf zu Ihrem Maileingang?

Im Erstgespräch ordnen wir den heutigen Ablauf ein und empfehlen den nächsten Schritt.