Eingehende E-Mails ordnen, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.
Das Beispiel zeigt, wie Nachrichten nach Thema und Dringlichkeit geordnet werden. Mögliche Fristen und fehlende Angaben werden sichtbar gemacht. Anschliessend wird der nächste Arbeitsschritt vorbereitet. Bestehende Funktionen werden zuerst berücksichtigt. Etwas Zusätzliches empfehlen wir nur, wenn der konkrete Ablauf darüber hinausgeht.
Eine verantwortliche Person prüft Frist, Zuständigkeit und Antwort.
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Treuhand: Vom Posteingang zum nächsten Schritt.
Nachrichten einordnen, mögliche Fristen sichtbar machen und den nächsten Schritt vorbereiten. Ihr Team prüft und entscheidet.
Illustratives Beispiel.
Wenn Wichtiges und Routinemeldungen im selben Postfach landen.
Wenn Zuständigkeit und nächster Schritt im freien E-Mail-Eingang regelmässig manuell geklärt werden müssen, treffen Rückfragen, Unterlagen, Fristangaben und allgemeine Nachrichten nebeneinander ein und binden zusätzlichen Aufwand.
Dringende und nicht dringende Nachrichten sehen zunächst gleich aus.
Fristangaben stehen im Text oder in einem Anhang.
Zuständigkeiten müssen neu geklärt werden.
Rückfragen und fehlende Unterlagen werden manuell nachverfolgt.
Vom Eingang zum geprüften nächsten Schritt.
- 1Die eingehende Nachricht wird für die weitere Bearbeitung erfasst.
- 2Thema, Dringlichkeit und fehlende Angaben werden strukturiert dargestellt.
- 3Mögliche Fristen werden sichtbar gekennzeichnet. Bei Unsicherheit wird keine feste Frist angenommen.
- 4Eine mögliche Zuständigkeit wird vorgeschlagen.
- 5Eine verantwortliche Person prüft und bestätigt Frist, Zuständigkeit und Antwort.
Ein Beispiel aus dem Maileingang.
Illustratives Beispiel.
Das Beispiel zeigt eine eingehende Nachricht und die daraus vorbereitete Arbeitsansicht.
Von: Thomas Brunner <t.brunner@muster-immobilien.ch> An: info@ihr-treuhandbuero.ch Betreff: MWST-Abrechnung Q2 – dringend bis 30.06. Guten Tag Die Abrechnung für die Brunner Immobilien AG muss bis Ende Monat beim Steueramt sein. Mir fehlen noch die Kontoauszüge. Können Sie das übernehmen? Freundliche Grüsse, Thomas Brunner
| Thema | MWST / Quartalsabrechnung |
| Mögliche Dringlichkeit | hoch |
| Mögliche Frist | 30.06., im Text genannt |
| Prüfhinweis | Frist bestätigen lassen |
| Fehlende Unterlagen | Kontoauszüge |
| Vorgeschlagene Zuständigkeit | MWST / Mandatsleitung |
| Vorbereiteter nächster Schritt | Rückmeldung zur Prüfung vorbereitet |
Die Angaben sind Vorschläge zur Prüfung. Frist, Zuständigkeit und Antwort werden von einer verantwortlichen Person bestätigt.
Ein Ablauf auf der gemeinsamen Wissensgrundlage.
Das Ordnen des Posteingangs bereitet neu eingehende Informationen vor. Wenn für die Einordnung vorhandenes Wissen benötigt wird, kann auf die gemeinsame Wissensgrundlage zurückgegriffen werden. Fristen, Zuständigkeiten und Antworten bleiben unter menschlicher Verantwortung.
Nachrichten in mehreren Sprachen einordnen.
Der Beispielablauf kann mit deutschen, französischen und italienischen Beispielnachrichten gezeigt werden.
Vorschläge bleiben überprüfbar.
Im Beispiel ist sichtbar, welche Angaben vorgeschlagen wurden und welche Punkte noch bestätigt werden müssen.
Wenn Sie Microsoft 365 bereits nutzen, prüfen wir zuerst, was damit möglich ist.
Microsoft 365 und Copilot können heute bereits beim Zusammenfassen von Nachrichten, bei der Priorisierung und bei Antwortentwürfen unterstützen. Eine zusätzliche Lösung ist deshalb nicht automatisch nötig. Entscheidend ist der vollständige Arbeitsablauf in Ihrem Treuhandbüro.
Wenn für den nächsten Schritt Angaben aus Abacus oder anderen Fachprogrammen, eigene Fristregeln, interne Zuständigkeiten oder verbindliche Freigaben nötig sind, prüfen wir, ob die vorhandenen Funktionen genügen oder ob eine Verbindung zwischen den Programmen sinnvoll ist.
Oft bereits mit Microsoft 365 lösbar
- Nachrichten zusammenfassen
- Prioritäten unterstützen
- Antworten vorbereiten
Im Treuhandbüro zusätzlich zu prüfen
- Mandat richtig zuordnen
- Fristen nach eigener Arbeitsweise behandeln
- Zuständigkeit festlegen
- Freigabe durch verantwortliche Person
Wenn mehrere Programme beteiligt sind
- Abacus oder anderes Fachprogramm
- DMS und Ablage
- SharePoint und Microsoft 365
- weitere interne Systeme
Der konkrete Einsatz richtet sich nach Ihrem Arbeitsablauf.
Vor einer Umsetzung wird geklärt, welche Postfächer, Rollen und vorhandenen Systeme einbezogen werden sollen.
Ob und wie eine spätere Anbindung möglich ist, wird für die vorhandene Umgebung separat geklärt.
Nicht nur den Maileingang betrachten
Der 9-Fragen-Check bezieht neben dem Informationseingang auch Mandantenunterlagen, Übergaben, Vertretung und weitere Alltagsfelder ein. Sie erhalten eine strukturierte Einordnung Ihrer Antworten und konkrete Prüfschritte.
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Maileingang?
Im Erstgespräch ordnen wir den heutigen Ablauf ein und empfehlen den nächsten Schritt.