Trotzdem bleiben alltägliche Fragen offen: Wer übernimmt diese Nachricht? Wo steht die Frist aus dem Anhang? Wo liegt die aktuelle Version? Und wer übernimmt den Fall, wenn die zuständige Person morgen ausfällt?
Die naheliegende Reaktion ist ein weiteres Tool. Ich würde vorher prüfen, was die vorhandene Systemlandschaft bereits kann und wo die Lücke tatsächlich liegt.
Was Abacus und Microsoft 365 heute mitbringen
Abacus ist längst mehr als Buchhaltung und Lohn. Mit der Version 2025 kam das Treuhandcockpit für Mandats- und Aufgabenmanagement [3].
AbaTreuhand Next ergänzt ein Fristenmanagement, das gesetzliche Termine anhand von Mandatstypen erzeugt, sowie Funktionen für Stellvertretung und Zusammenarbeit. Über das Treuhandportal sehen Mandanten ihre Dokumente ein und können beispielsweise Lohnläufe freigeben [2].
Mit den Office-Add-ins lassen sich E-Mails, ganze Unterhaltungen und Anhänge aus Outlook direkt in einem Abacus-Dossier ablegen [1].
Auch Microsoft 365 bringt mehr mit als E-Mail und Teams. SharePoint führt Dokumentversionen, in neu angelegten Bibliotheken ist das standardmässig aktiviert [4]. Freigabeabläufe lassen sich mit Power Automate abbilden [5].
Für alles gilt eine Einschränkung: Welche Funktionen verfügbar sind, hängt von Version, Lizenzen, Berechtigungen und Einrichtung ab.
Die Office-Add-ins etwa setzen Abacus ab Version 2024 und die passenden Lizenzen voraus [1].
Die nützliche Frage lautet deshalb: Was steht uns in unserer konkreten Umgebung zur Verfügung?
Die Reibung entsteht zwischen den Werkzeugen
Ein Vorgang im Treuhandbüro führt vom Eingang über Einordnung, Mandatsbezug, Frist und Zuständigkeit bis zur Bearbeitung und Übergabe.
An jedem Übergang kann etwas hängen bleiben: Eine Frist wird von Hand übertragen, eine Zuständigkeit per Zuruf geklärt, eine Stellvertretung weiss nicht, was erledigt ist.
Jedes Werkzeug funktioniert für sich korrekt, und trotzdem entsteht Reibung.
Dazu kommt die Frage, welches System für welche Information verbindlich ist. Wird dieselbe Frist in Outlook, einer Aufgabenliste, im Treuhandcockpit und in Excel geführt, verteilt Automatisierung widersprüchliche Informationen nur schneller.
Mandatsdokument, Aufgabe, Frist, Freigabe und Bearbeitungsstatus brauchen je eine führende Quelle.
In einem Gespräch mit einem Unternehmen fiel sinngemäss der Satz: „Ich weiss nicht, was die da oben entschieden haben. Ich habe es einfach so gemacht.“
Technisch war vieles vorhanden. Es fehlte eine gemeinsame Linie bei Zuständigkeiten und Arbeitsweisen. Meine Empfehlung war, zuerst diese Grundlagen zu klären.
Ist das Problem gross genug?
Eine einfache Rechnung hilft.
Angenommen, fünf Personen brauchen täglich 20 Minuten für Suchen, Zuordnen, Nachfragen oder Übertragen. Bei 220 Arbeitstagen sind das rund 367 Stunden pro Jahr.
Das ist keine Einsparprognose. Die Rechnung zeigt nur, ob sich genaueres Hinsehen lohnt.
Zeit ist dabei nicht alles: Fristversäumnisse, Doppelbearbeitung oder Know-how-Verlust bei Ausfällen können ebenso zählen.
Umgekehrt kostet jede neue Lösung Einführung, Betrieb, Schulung und Kontrolle.
Den eigenen Aufwand können Sie im Zeitfresser-Finder überschlagen.
Vier mögliche Ergebnisse
Eine technologieoffene Prüfung endet nicht automatisch mit einer Softwareempfehlung.
- Vorhandene Funktion nutzen: Die Fähigkeit existiert bereits, der Hebel liegt in Konfiguration oder konsequenter Nutzung.
- Systeme verbinden: Zwei Anwendungen decken je einen Teil ab, dazwischen bleibt Handarbeit.
- Gezielt ergänzen: Eine klar abgegrenzte Lücke bleibt und verursacht genug Aufwand oder Risiko, etwa wenn Fristen aus unstrukturierten E-Mails erkannt werden müssen. Ein Beispiel ist die Digitale Poststelle.
- Nichts verändern: Der Nutzen rechtfertigt die Investition nicht.
Fünf Fragen vor dem nächsten Tool
- Welcher konkrete Ablauf verursacht das Problem? Posteingang, Fristen oder Dokumentensuche, nicht „unsere Digitalisierung“.
- Wie viel Aufwand oder Risiko entsteht heute?
- Welche Funktionen stehen in Ihrer Umgebung bereits zur Verfügung, mit Version, Lizenzen und Rechten?
- Welches System ist für welche Information verbindlich?
- Rechnet sich die Veränderung?
Erst danach sollte über bessere Nutzung, Integration oder zusätzliche Software entschieden werden.
Bei CoreGrowth heisst dieser Grundsatz: „Bestehende Systeme zuerst.“
Eigenen Aufwand prüfen
Sie möchten wissen, ob ein wiederkehrender Ablauf genug Arbeitszeit bindet, um eine Veränderung zu rechtfertigen?
Der Zeitfresser-Finder liefert eine erste Grössenordnung, ohne Registrierung und ohne Einsparversprechen.