In einem Treuhandbüro steckt darin aber häufig mehr Arbeit, als sichtbar ist.
Jemand muss erkennen:
- zu welchem Mandat die Nachricht gehört
- worum es geht
- ob eine Frist enthalten ist
- wer zuständig ist
- welche Unterlagen fehlen
- ob eine Antwort notwendig ist
- welcher nächste Schritt folgen soll
Ein Teil dieser Arbeit ist Routine.
Ein anderer Teil verlangt Fachwissen oder Verantwortung.
Genau diese Trennung entscheidet darüber, wie sinnvoll eine Automatisierung wird.
1. Der eigentliche Aufwand entsteht vor der Facharbeit
Viele eingehende Nachrichten enthalten noch keine eigentliche Fachaufgabe.
Zunächst muss die Nachricht verstanden und eingeordnet werden.
Das bedeutet beispielsweise:
- Absender erkennen
- Mandat zuordnen
- Anliegen bestimmen
- relevante Informationen herausziehen
- mögliche Frist erkennen
- Zuständigkeit vorbereiten
- Nachricht weiterleiten oder Aufgabe anlegen
Das ist Informationsarbeit.
Und genau dort liegt häufig das grösste Automatisierungspotenzial.
Die Fachperson sollte möglichst wenig Zeit damit verbringen, herauszufinden, was mit einer Nachricht überhaupt geschehen soll.
Sie sollte dort eingesetzt werden, wo fachliche Beurteilung oder Verantwortung notwendig ist.
2. Was ein System sinnvoll vorbereiten kann
Ein unterstützendes System kann eingehende Nachrichten beispielsweise:
- kategorisieren
- zusammenfassen
- einem Mandat zuordnen
- mögliche Fristen markieren
- zuständige Personen vorschlagen
- fehlende Informationen erkennen
- Antwortentwürfe vorbereiten
Microsoft dokumentiert für Copilot in Outlook unter anderem die Zusammenfassung von E-Mail-Verläufen und die Erstellung von E-Mail-Entwürfen.
Das zeigt einen wichtigen Punkt:
Nicht jede Funktion muss neu entwickelt werden.
Bevor eine zusätzliche Lösung eingeführt wird, sollte geprüft werden, welche Möglichkeiten bereits vorhanden sind.
3. Wo die Automatisierung aufhören sollte
Eine Nachricht zu analysieren ist etwas anderes, als eine verbindliche Handlung daraus abzuleiten.
Ein System kann beispielsweise erkennen:
„In dieser Nachricht wird der 15. November genannt.“
Die entscheidende Frage lautet aber:
„Ist das tatsächlich eine verbindliche Frist?“
Dasselbe gilt für Zuständigkeiten.
Ein System kann eine Person vorschlagen.
Aber möglicherweise gibt es:
- Stellvertretungen
- Sondermandate
- interne Ausnahmen
- geänderte Verantwortlichkeiten
Und bei Antworten gilt:
Ein Entwurf ist nicht automatisch versandbereit.
Die Grenze sollte deshalb nicht lauten:
„automatisiert oder manuell“
sondern:
„vorbereiten oder entscheiden“
4. Fristen: erkennen ja, verbindlich übernehmen nicht automatisch
Fristen gehören zu den sensibelsten Punkten im Posteingang.
Ein System kann Datumsangaben oder Formulierungen erkennen, die auf eine Frist hinweisen.
Das ist wertvoll.
Aber nicht jedes Datum ist eine Frist.
Und nicht jede Frist darf gleich behandelt werden.
Deshalb ist ein sinnvoller Ablauf eher:
- mögliche Frist erkennen
- relevante Passage hervorheben
- Fristvorschlag erstellen
- zuständige Person informieren
- menschliche Prüfung
- erst danach verbindlich übernehmen
Damit reduziert das System die Sucharbeit.
Die Verantwortung bleibt dort, wo sie hingehört.
5. Zuständigkeiten vorbereiten statt blind verteilen
Ein weiteres häufiges Problem ist die Verteilung eingehender Nachrichten.
Gerade in kleineren Treuhandbüros funktioniert das oft über Erfahrungswissen:
„Das macht normalerweise Frau X.“
Solange dieses Wissen nur in Köpfen steckt, ist eine saubere Automatisierung schwierig.
Ein System braucht Regeln oder verlässliche Informationen.
Beispielsweise:
- Mandatsverantwortliche
- Fachbereich
- Stellvertretung
- Abwesenheiten
- definierte Ausnahmen
Sind diese Informationen vorhanden, kann eine automatische Zuordnung sehr gut vorbereitet werden.
Sind sie nicht vorhanden, sollte man nicht mit KI beginnen.
Dann ist zuerst die Zuständigkeitslogik zu klären.
6. Antwortentwürfe: hilfreich, aber nicht automatisch versenden
Antwortentwürfe sind einer der naheliegenden Einsatzbereiche.
Microsoft dokumentiert in Outlook Funktionen, mit denen Copilot E-Mail-Entwürfe auf Basis von Vorgaben erzeugen kann.
Für ein Treuhandbüro ist die anschliessende Prüfung entscheidend.
Eine Antwort kann:
- sachlich falsch
- unvollständig
- zu verbindlich
- missverständlich
- fachlich problematisch
sein.
Deshalb sollte der Mensch bei mandantenrelevanten Aussagen die letzte Kontrolle behalten.
Das System spart Zeit bei der Vorbereitung.
Es übernimmt nicht automatisch die Verantwortung.
7. Datenschutz beginnt vor der technischen Umsetzung
Im Posteingang befinden sich regelmässig personenbezogene und teilweise sensible Informationen.
Deshalb muss vor einer technischen Lösung geklärt werden:
- welche Daten verarbeitet werden
- zu welchem Zweck
- wo sie verarbeitet werden
- wer Zugriff hat
- wie lange Daten gespeichert werden
- ob Daten für andere Zwecke weiterverwendet werden
- welche Kontrollen vorgesehen sind
Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte weist darauf hin, dass das Schweizer Datenschutzgesetz auch auf KI-gestützte Datenbearbeitung anwendbar ist.
Eine technisch funktionierende Lösung ist deshalb noch keine betrieblich geeignete Lösung.
8. Bestehende Systeme zuerst prüfen
Bevor eine eigene Lösung entsteht, sollte geprüft werden, was heute bereits vorhanden ist.
Typische Fragen:
- Welche Funktionen bietet Microsoft 365 bereits?
- Welche Möglichkeiten hat das eingesetzte Fachsystem?
- Gibt es Regeln oder Automatisierungen, die nur noch nicht eingerichtet sind?
- Wo entsteht tatsächlich eine Lücke?
Das verhindert, dass ein Unternehmen eine zusätzliche Lösung kauft, obwohl das Problem mit bestehenden Systemen gelöst werden könnte.
Genau deshalb gilt bei CoreGrowth:
9. Wie ein sinnvoller Ablauf aussehen kann
Ein möglicher Ablauf für eine Digitale Poststelle kann so aussehen:
1. Eingang
Die Nachricht trifft in einem zentralen Postfach ein.
2. Analyse
Das System erkennt beispielsweise:
- Mandat
- Thema
- mögliche Frist
- relevante Anhänge
- mögliche Zuständigkeit
3. Vorbereitung
Das System erstellt:
- Zusammenfassung
- Zuordnungsvorschlag
- Fristvorschlag
- nächsten Schritt
- gegebenenfalls einen Antwortentwurf
4. Kontrolle
Eine zuständige Person prüft kritische Punkte.
5. Übergabe
Erst danach wird:
- eine Aufgabe angelegt
- eine Frist übernommen
- eine Nachricht weitergeleitet
- eine Antwort versendet
Das ist keine Vollautomatisierung.
Es ist ein kontrollierter Arbeitsfluss.
10. Welche Aufgaben würde ich automatisieren?
Gut geeignet
- E-Mails kategorisieren
- Inhalte zusammenfassen
- Mandatsbezug vorschlagen
- Zuständigkeit vorbereiten
- mögliche Fristen markieren
- Standardantworten vorbereiten
- Anhänge erkennen und zuordnen
Nur mit Kontrolle
- verbindliche Fristen übernehmen
- Mandantenantworten senden
- fachlich relevante Informationen bestätigen
- Aufgaben mit finanziellen Folgen auslösen
Nicht sinnvoll vollständig automatisieren
- fachliche Beratung
- Ausnahmesituationen
- komplexe Mandantenentscheidungen
- konfliktbeladene Kommunikation
- Sachverhalte mit hoher rechtlicher oder finanzieller Tragweite
11. Der Mensch bleibt nicht wegen technischer Schwäche im Prozess
Menschliche Kontrolle ist nicht automatisch ein Zeichen dafür, dass die Technologie noch nicht weit genug ist.
In vielen Prozessen ist die Kontrolle bewusst Teil des Designs.
Denn:
„Verantwortung lässt sich nicht einfach an ein System delegieren.“
Deshalb lautet der CoreGrowth-Grundsatz:
„Automatisieren, wo Routine ist. Entscheiden, wo Verantwortung liegt.“
12. Wann lohnt sich eine Digitale Poststelle?
Nicht jedes Treuhandbüro braucht eine eigene Lösung.
Interessant wird der Ansatz insbesondere, wenn:
- viele Nachrichten zentral eingehen
- mehrere Mitarbeitende beteiligt sind
- Zuordnung Zeit kostet
- Fristen regelmässig manuell gesucht werden
- Standardantworten häufig vorkommen
- Informationen zwischen Postfach und Fachsystem übertragen werden
- Fehler oder Verzögerungen entstehen
Dann lohnt sich eine genauere Betrachtung.
13. Wie man klein startet
Der Einstieg muss kein grosses Projekt sein.
Ein sinnvoller Test könnte zunächst nur eine einzige Funktion prüfen.
Zum Beispiel:
„Erkennt das System zuverlässig, zu welchem Mandat eine Nachricht gehört?“
Oder:
„Werden mögliche Fristen zuverlässig markiert?“
Oder:
„Lassen sich Zuständigkeiten sinnvoll vorbereiten?“
Erst wenn diese Annahmen stimmen, wird der Prozess erweitert.
Damit bleibt das Risiko begrenzt.
14. Die CoreGrowth Digitale Poststelle
Bei CoreGrowth ist aus dieser Logik das Konzept der Digitalen Poststelle entstanden.
Sie soll eingehende Nachrichten nicht autonom bearbeiten.
Sie soll die Arbeit vorbereiten.
Dazu gehören beispielsweise:
- E-Mails ordnen
- Mandatsbezüge erkennen
- mögliche Fristen markieren
- Zuständigkeiten vorbereiten
- Antwortentwürfe erstellen
Die entscheidenden Freigaben bleiben beim Menschen.
Fazit
Der Posteingang ist ein guter Kandidat für Automatisierung, weil ein grosser Teil der Arbeit wiederkehrende Informationsverarbeitung ist.
Aber genau dort, wo eine Information zur verbindlichen Handlung wird, braucht es klare Regeln.
Die sinnvollste Lösung ist deshalb häufig nicht:
„möglichst viel automatisch“
sondern:
„möglichst viel vorbereiten – und an den richtigen Stellen bewusst entscheiden.“
Sie möchten prüfen, ob Ihr Posteingang unnötig Zeit bindet?
In einem kurzen Gespräch lässt sich meist schnell erkennen, wo heute Aufwand entsteht und ob bestehende Systeme bereits ausreichen.