Ich setze früher an und frage zuerst, welcher Engpass eigentlich gelöst werden soll.
Unternehmen verlieren selten Geld, weil ihnen eine bestimmte KI-Anwendung fehlt. Sie verlieren es durch manuelle Wiederholungen, Medienbrüche, doppelte Datenerfassung, schwer auffindbares Wissen oder Nacharbeit.
Das sind betriebliche Probleme. Die Lösung kann KI sein, ebenso gut aber eine bessere Nutzung vorhandener Software, eine Prozessänderung oder eine einfache Automatisierung.
Ist der Engpass klar, bewerte ich ein Vorhaben in drei Dimensionen: Nutzen, Machbarkeit und Risiko.
Nutzen: Was wird messbar besser?
„Das spart Zeit“ reicht als Begründung nicht.
Für eine Entscheidung braucht es eine Grössenordnung: Wie oft kommt der Ablauf vor, wie lange dauert er, wie viele Personen sind beteiligt?
Daneben zählen Fehlerquote, Durchlaufzeit und frei werdende Kapazität für anspruchsvollere Arbeit.
Eine Frage geht oft vergessen: Merkt der Kunde etwas davon?
Eine Lösung kann intern beeindrucken und trotzdem kaum wirtschaftlichen Mehrwert schaffen. Umgekehrt kann ein unscheinbarer Schritt interessant sein, wenn er hunderte Male pro Woche vorkommt.
Machbarkeit: Was lässt sich realistisch umsetzen?
Hier trennt sich die interessante Idee vom realistischen Projekt. Ich prüfe vier Punkte:
- Daten: Sind die Informationen vorhanden, vollständig und verlässlich?
- Bestehende Systeme: Was können ERP, Microsoft 365, Abacus oder bexio heute schon?
- Prozess: Bearbeiten alle den Vorgang gleich, oder hat jede Person ihre eigene Methode?
- Betreuung: Wer führt die Lösung ein, prüft Ergebnisse und trägt später die Verantwortung?
Die Frage nach den bestehenden Systemen stelle ich bewusst früh.
Nicht selten wird über eine zusätzliche Lösung gesprochen, während vorhandene Funktionen ungenutzt bleiben.
Risiko: Was passiert, wenn die Lösung falsch liegt?
Risiko heisst bei KI nicht nur Datenschutz. Wichtiger ist, welche Folgen ein Fehler hat.
Ein misslungener interner Textentwurf ist ärgerlich. Eine verpasste Frist, eine falsche Buchung oder eine unzulässige Datenweitergabe sind etwas anderes.
Je grösser die mögliche Fehlerfolge, desto klarer müssen Kontrollpunkte definiert sein: Welche Daten darf die Lösung verarbeiten, was entscheidet sie selbst, wer prüft und wer trägt die Verantwortung?
Eine klar geregelte Freigabe ist dabei oft der wichtigste Teil der Lösung.
Beispiel: der Posteingang eines Treuhandbüros
Die erste Idee lautet oft: „Wir automatisieren den Posteingang mit KI.“
Ich gehe anders vor.
Zuerst der Engpass: Eine Person liest jede Nachricht, sucht das Mandat, erkennt eine mögliche Frist und leitet weiter.
Dann der Nutzen: Wie viele Nachrichten kommen pro Woche, wie viel Zeit kostet das Sortieren, wie oft wird falsch zugewiesen?
Danach die Machbarkeit: Was kann Microsoft 365 bereits, sind Mandant und Zuständigkeit zuverlässig erkennbar?
Und schliesslich das Risiko: Darf eine Frist automatisch übernommen werden, darf ein Antwortentwurf direkt hinausgehen?
Daraus entsteht eine Lösung, die Nachrichten ordnet, Fristen sichtbar macht und Antworten vorbereitet. Die verbindlichen Schritte bleiben beim Menschen.
Bei CoreGrowth ist daraus die Digitale Poststelle entstanden.
Aus drei Dimensionen wird eine Entscheidung
- Umsetzen: Der Nutzen ist relevant, die Umsetzung realistisch, die Risiken sind beherrschbar.
- Testen: Der Nutzen ist interessant, aber wichtige Annahmen sind nicht belegt. Dann folgt ein klar begrenzter Test statt eines Grossauftrags.
- Zurückstellen: Das Vorhaben ist sinnvoll, aber Voraussetzungen fehlen, etwa saubere Daten oder ein abgeschlossenes Systemprojekt.
- Verwerfen: Technisch möglich, wirtschaftlich nicht sinnvoll.
Lässt sich ein Problem mit einer vorhandenen Funktion oder einer einfachen Prozessänderung lösen, braucht es keine KI.
Deshalb gilt bei CoreGrowth: „Engpass vor Technologie.“
Wie es nach einem erfolgreichen Test weitergeht, beschreibe ich im Artikel „Vom Pilotprojekt in den Betrieb“.
Sie haben einen konkreten Anwendungsfall?
In 15 Minuten klären wir, ob der Engpass wirtschaftlich relevant ist und ob sich eine genauere Bewertung lohnt.