Abacus und Microsoft 365: Erst die Lücke prüfen, dann Software kaufen

Trotzdem bleiben erstaunlich alltägliche Fragen offen: Wer übernimmt diese Nachricht? Wo steht die Frist aus dem Anhang? Hat jemand beim Kunden bereits nachgefasst? Wo liegt die aktuelle Version? Und kann eine Kollegin den Fall übernehmen, wenn die zuständige Person morgen ausfällt?

Die naheliegende Reaktion lautet schnell: Wir brauchen ein weiteres Tool.

Die wichtigste Einschränkung vorweg

Nicht jede Abacus-Installation verfügt über dieselben Möglichkeiten. Einige der nachfolgend beschriebenen Funktionen setzen eine aktuelle Version, bestimmte Anwendungen oder zusätzliche Lizenzen voraus.

Die Office-Add-ins sind laut Abacus ab Version 2024 verfügbar. Für ihre Nutzung müssen die jeweils benötigten Abacus-Applikationen lizenziert sein. Zusätzlich hängt die konkrete Nutzbarkeit von den aktivierten Anwendungen, Benutzerberechtigungen und der technischen Einrichtung ab. ^[1]

Auch Treuhandcockpit und Treuhandportal gehören zu den neueren Bestandteilen der Produktlandschaft. Abacus führte das Treuhandcockpit im Rahmen der Version 2025 ein. AbaTreuhand Next wurde am 21. Mai 2025 vorgestellt; dabei wurde das Treuhandportal offiziell zur Nutzung bereitgestellt. ^[2][3]

Die richtige Frage lautet deshalb nicht:

„Wir haben Abacus. Können wir das damit?“

Sondern:

„Welche Funktionen stehen uns in unserer konkreten Umgebung bereits zur Verfügung?“

Abacus kann inzwischen deutlich mehr als Buchhaltung

Wer Abacus hauptsächlich mit Finanzbuchhaltung, Lohn oder Leistungserfassung verbindet, sieht nur einen Teil der heutigen Möglichkeiten.

Mit der Version 2025 hat Abacus beispielsweise ein Treuhandcockpit für Mandatsmanagement und automatisiertes Aufgabenmanagement eingeführt. ^[3]

AbaTreuhand Next erweitert diese Logik um Funktionen für Mandanten, Aufgaben und Fristen. Abacus beschreibt unter anderem ein Fristenmanagement, das gesetzliche Termine auf Basis von Mandatstypen und regulatorischen Vorgaben generieren kann. Auch Stellvertretungen und Zusammenarbeit im Team sollen damit unterstützt werden. ^[2]

Hinzu kommt das Treuhandportal. Es gibt Mandanten eine zentrale Übersicht über Dokumente und Aktivitäten. Als konkretes Beispiel nennt Abacus die Prüfung, Freigabe und elektronische Unterzeichnung von Lohnläufen. ^[2]

Die genannten Funktionen beschreiben technische Möglichkeiten. Ob daraus im eigenen Treuhandbüro tatsächlich weniger Suchaufwand, sicherere Fristen oder bessere Stellvertretungen entstehen, hängt von Arbeitsablauf, Datenqualität, Rollen, Berechtigungen, Einführung und konsequenter Nutzung ab.

Bevor eine zusätzliche Lösung beschafft wird, sollte deshalb zuerst geprüft werden, welche Funktionen in der eigenen Abacus-Umgebung bereits vorhanden, aktivierbar oder ergänzend lizenzierbar sind.

Besonders interessant wird es beim Posteingang

Viele betriebliche Engpässe beginnen nicht in der Buchhaltung, sondern in Outlook.

Eine Nachricht trifft ein. Ein Anhang gehört zu einem Mandat. Im Text oder Dokument steckt möglicherweise eine Frist. Jemand muss entscheiden, wer übernimmt und was als Nächstes passiert.

Abacus bietet dafür bereits Verbindungen zu Microsoft Office. Über die Office-Add-ins lassen sich einzelne E-Mails, komplette E-Mail-Unterhaltungen und Anhänge aus Outlook in einem Abacus-Dossier speichern. Auch Dokumente aus Word, Excel, PowerPoint und Teams können dort abgelegt werden. ^[1]

Damit verändert sich die Ausgangsfrage.

Wenn ein Treuhandunternehmen sagt:

„Zu viele Mandatsinformationen bleiben im Posteingang hängen“

sollte die erste Reaktion nicht automatisch lauten:

„Welche neue Anwendung kaufen wir?“

Sondern:

„Warum gelangen die relevanten Informationen heute nicht zuverlässig an die richtige Stelle?“

Vielleicht fehlt tatsächlich eine technische Funktion. Vielleicht ist eine vorhandene Funktion nicht eingerichtet. Vielleicht liegt die Lücke zwischen zwei Systemen. Oder der Arbeitsablauf selbst ist nicht eindeutig geregelt.

Ein Beispiel dafür zeigt CoreGrowth im Demoablauf „Posteingang & Fristen“ mit fiktiven Daten.

Microsoft 365 bringt ebenfalls mehr mit als E-Mail und Teams

Dasselbe Prinzip gilt für Microsoft 365.

Ein Beispiel ist SharePoint. Ist die Versionsverwaltung aktiviert, können Änderungen an Dokumenten nachvollzogen und frühere Versionen angezeigt oder wiederhergestellt werden.

Microsoft weist darauf hin, dass Versionierung bei neu angelegten Microsoft-365-Listen und -Bibliotheken standardmässig aktiviert ist. In bestehenden Umgebungen sollten Einstellungen, Berechtigungen, Versionsaufbewahrung und gegebenenfalls erforderliche Freigaben jedoch konkret geprüft werden. ^[4]

Auch definierte Freigabeabläufe lassen sich einrichten und mit Power Automate automatisieren. Microsoft beschreibt beispielsweise einen Ablauf, bei dem eine neue Datei eine Genehmigung auslöst und der Freigabestatus anschliessend automatisiert zurückgeschrieben wird. ^[5]

Das setzt ein sauberes Berechtigungs-, Verantwortungs- und Ausnahmekonzept voraus.

Versionierung und Freigaben sind zudem nur Bausteine. Für den konkreten Arbeitsablauf muss feststehen, wo die verbindliche Dokumentversion liegt, welche Berechtigungen gelten, wer freigibt und wie Stellvertretungen oder Ausnahmen behandelt werden.

Versionierung ersetzt weder ein Berechtigungskonzept noch eine klare Aufbewahrungslogik, ein Backup oder die Festlegung der führenden Dokumentenablage.

Ein Muster, das sich wiederholt

In einem Gespräch mit einem Unternehmen fiel sinngemäss der Satz:

„Ich weiss nicht, was die da oben entschieden haben. Ich habe es einfach so gemacht.“

Technisch war vieles vorhanden. Was fehlte, war eine gemeinsame Linie bei Zuständigkeiten, Arbeitsweisen und der Nutzung der bestehenden Systeme. Meine Empfehlung war deshalb, zuerst diese Grundlagen zu klären und erst danach über zusätzliche Technologie zu sprechen.

Dasselbe Muster kenne ich aus meiner Corporate-Zeit. Bei einer SAP-Integration arbeiteten Legal, Sales und Kommunikation teilweise mit unterschiedlichen Informationsständen. Neue Erkenntnisse kamen später hinzu, Entscheidungen mussten angepasst werden und das beeinflusste auch den Zeitplan.

Das war nicht zwingend schlechte Planung. In komplexen Vorhaben entsteht neues Wissen während der Umsetzung.

Entscheidend ist, wie schnell dieses Wissen zwischen Funktionen fliesst und wie sauber Entscheidungen darauf angepasst werden.

Die eigentliche Lücke liegt häufig zwischen den Werkzeugen

Deshalb reicht die Feststellung wenig, dass Anwendung A Dokumente speichern und Anwendung B Aufgaben verwalten kann.

Entscheidend ist der vollständige Arbeitsablauf:

1. 01Eingang
2. 02Einordnung
3. 03Mandatsbezug
4. 04Frist
5. 05Zuständigkeit
6. 06Bearbeitung
7. 07Übergabe

An jedem Übergang können Informationen hängen bleiben.

Eine Frist wird manuell übertragen. Eine Zuständigkeit wird per Zuruf geklärt. Ein Dokument liegt zwar irgendwo vor, muss aber gesucht werden. Eine Stellvertretung weiss nicht, was bereits erledigt wurde.

Das einzelne Werkzeug kann dabei vollkommen korrekt funktionieren.

Die Reibung entsteht trotzdem.

Welches System ist für welche Information verbindlich?

Eine Verbindung zwischen Systemen ersetzt keine Entscheidung darüber, welches System führend ist.

Für jede kritische Information sollte klar sein, wo die verbindliche Version liegt:

• Wo liegt das verbindliche Mandatsdokument?
• Wo wird eine Aufgabe geführt?
• Wo befindet sich die verbindliche Frist?
• Wo wird eine Kundenfreigabe dokumentiert?
• Wo ist der aktuelle Bearbeitungsstatus nachvollziehbar?

Sonst kann dieselbe Frist beispielsweise gleichzeitig in Outlook, einer Aufgabenliste, einem Treuhandcockpit und einer Excel-Datei geführt werden.

Warum die Softwarefrage nicht am Anfang stehen sollte

Ein Softwarepartner kennt die Möglichkeiten seiner eigenen Lösung besonders gut. Das ist wertvoll, sobald feststeht, welches Problem damit gelöst werden soll.

Davor liegt aber eine andere Entscheidung:

Lohnt sich überhaupt eine Veränderung und welche Art von Veränderung ist wirtschaftlich sinnvoll?

Dafür reicht die Frage

„Was kann Produkt X?“

nicht aus.

Wichtiger ist:

Welcher Aufwand entsteht heute? Warum entsteht er? Welche vorhandenen Möglichkeiten gibt es? Und welcher Eingriff rechtfertigt seinen Aufwand?

Erst dann wird aus einer Funktionsdiskussion eine Investitionsentscheidung.

Bestehende Systeme zuerst heisst nicht: nichts Neues

Die Prüfung vorhandener Funktionen ist kein Argument gegen neue Technologie.

Eine zusätzliche Lösung kann sinnvoll sein, wenn eine klar abgegrenzte Lücke bestehen bleibt.

Zum Beispiel, wenn:

• eingehende E-Mails und Anhänge über mehrere Systeme hinweg eingeordnet werden müssen
• Fristen oder Aufgaben aus unstrukturierten Inhalten erkannt werden sollen
• ein Mandatsbezug automatisiert hergestellt werden soll
• Informationen aus mehreren Quellen zusammengeführt werden müssen
• menschliche Freigaben bewusst erhalten bleiben sollen
• der Verlauf nachvollziehbar dokumentiert werden muss

Wenn vorhandene Systeme solche Anforderungen nicht zuverlässig oder wirtschaftlich abdecken, kann eine zusätzliche Automatisierungs- oder KI-Schicht sinnvoll sein.

Dann löst sie allerdings eine definierte Lücke.

Nicht ein unscharfes Digitalisierungsproblem.

Vier Ergebnisse sind möglich

Eine technologieoffene Prüfung endet deshalb nicht automatisch mit einer Softwareempfehlung.

1. 1. Vorhandene Funktion besser nutzen

   Die benötigte Fähigkeit existiert bereits. Dann liegt der Hebel möglicherweise in Konfiguration, Einführung oder konsequenter Nutzung.

2. 2. Bestehende Systeme verbinden

   Zwei vorhandene Anwendungen decken jeweils einen Teil des Ablaufs ab. Dazwischen bleibt manuelle Arbeit. Dann kann eine Verbindung sinnvoller sein als eine weitere Plattform.

3. 3. Gezielt ergänzen

   Eine klar abgegrenzte Lücke bleibt bestehen und verursacht genügend Aufwand oder Risiko. Dann kann zusätzliche Technologie wirtschaftlich sinnvoll sein.

4. 4. Nichts verändern

   Der erwartbare Nutzen rechtfertigt die Investition nicht.

Auch das ist ein gutes Ergebnis. Denn ein nicht gekauftes Tool kann die wirtschaftlich richtige Entscheidung sein.

Zuerst feststellen, ob das Problem gross genug ist

Bevor über Architektur, Schnittstellen oder KI gesprochen wird, reicht häufig eine einfache Rechnung.

Angenommen, fünf Personen benötigen an jedem Arbeitstag durchschnittlich 20 Minuten für Suchen, Zuordnen, Nachfragen oder Übertragen.

Bei 220 Arbeitstagen ergibt das:

5 Personen × 20 Minuten × 220 Tage = rund 367 Arbeitsstunden pro Jahr.

Das ist keine Einsparprognose.

Die Rechnung sagt auch nicht, dass sich diese 367 Stunden vollständig beseitigen lassen. Sie beantwortet lediglich eine erste wichtige Frage:

Ist der Aufwand gross genug, um genauer hinzusehen?

Zeit ist dabei nur ein Teil der Entscheidung.

Eine Veränderung kann auch dann sinnvoll sein, wenn sie wenig Arbeitszeit spart, aber Fristversäumnisse, Doppelbearbeitung, fehlende Nachvollziehbarkeit, Know-how-Verlust bei Ausfällen oder Mandantenunzufriedenheit reduziert.

Umgekehrt entstehen durch eine neue Lösung ebenfalls Kosten: Einführung, Betrieb, Kontrolle, Schulung und mögliche neue Fehlerquellen.

Wer den eigenen Zeitaufwand zunächst überschlagen möchte, kann ihn im CoreGrowth Zeitfresser-Finder berechnen.

Fünf Fragen vor dem nächsten Tool

1. 01

   Welcher konkrete Arbeitsablauf verursacht das Problem?

   Nicht „unsere Digitalisierung“, sondern beispielsweise Posteingang, Fristen, Übergaben oder Dokumentensuche.

2. 02

   Wie viel Aufwand oder Risiko entsteht heute?

   Eine grobe und nachvollziehbare Rechnung ist besser als ein Bauchgefühl. Neben Zeit können auch Fehler, Fristen, Servicequalität und Ausfallrisiken relevant sein.

3. 03

   Welche Funktionen stehen bereits zur Verfügung?

   Nicht nur Produktnamen betrachten, sondern Versionen, Lizenzen, Konfiguration, Benutzerrechte und tatsächlich genutzte Funktionen.

4. 04

   Welches System ist für welche Information verbindlich?

   Mandatsdokument, Aufgabe, Frist, Freigabe und Bearbeitungsstatus brauchen jeweils eine klare führende Quelle.

5. 05

   Rechnet sich die Veränderung?

   Erst danach sollte über bessere Nutzung, Integration, Automatisierung oder zusätzliche Software entschieden werden.

Fazit: Erst die Lücke bestimmen

Abacus und Microsoft 365 lösen nicht automatisch jeden betrieblichen Engpass eines Treuhandunternehmens.

Je nach Version, Lizenzierung und Einrichtung bringen sie aber bereits Funktionen mit, die für Aufgaben, Fristen, Dokumente, Zusammenarbeit, Freigaben und Systemübergänge relevant sein können.

Deshalb würde ich vor einer weiteren Softwarebeschaffung nicht zuerst nach dem neuesten Tool suchen.

Sondern nach der Differenz zwischen:

dem Ablauf, den Sie heute haben

und

dem Ablauf, den Sie tatsächlich brauchen.

Vielleicht reicht eine vorhandene Funktion.

Vielleicht müssen zwei Systeme besser zusammenspielen.

Vielleicht braucht es eine gezielte Ergänzung.

Und vielleicht lohnt es sich, gar nichts zu verändern.

Diese Entscheidung sollte vor dem nächsten Softwarekauf stehen.

Treuhand bei CoreGrowth